Проверено на релизе 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).
Поставщик прислал вам новый прайс в PDF и сертификат соответствия на партию. Через неделю менеджер спрашивает: «А по какой цене мы это заводили и есть ли на товар документы?» — а файлы уже потерялись в почте и на общем диске. Чтобы такого не было, 1С позволяет прикрепить эти файлы прямо к карточке товара поставщика. Хранятся они не «где-то в папке», а внутри базы — в служебном справочнике НоменклатураПоставщиковПрисоединенныеФайлы. Вы почти никогда не открываете его напрямую: вы работаете с файлами из карточки номенклатуры поставщика, а справочник просто хранит их «под капотом».
1. Назначение
Справочник хранит файлы, присоединённые к элементам справочника Номенклатура поставщиков: прайс-листы, счета, сертификаты, фото товара, спецификации, письма. Каждый файл — это отдельный элемент справочника, у которого есть «владелец» — конкретная позиция номенклатуры поставщика. Это часть подсистемы «Работа с файлами» и не бухгалтерский объект: сам по себе он не делает проводок и не формирует ЭСФ или СНТ.
2. Где найти
Напрямую в разделах интерфейса пункта «Присоединённые файлы» нет — это служебный справочник. Правильный путь — через карточку товара:
НСИ и администрирование → Номенклатура → Номенклатура поставщиков (в некоторых интерфейсах — из карточки соглашения с поставщиком или из карточки самой номенклатуры).
Откройте нужную позицию поставщика.
Нажмите «Присоединённые файлы» (кнопка/гиперссылка со скрепкой в командной панели карточки или на панели навигации формы).
Откроется список файлов именно этой позиции.
Чтобы увидеть весь справочник целиком (например, при разборе «что вообще хранится в базе»), используйте навигационную ссылку. Меню Сервис → «Перейти по навигационной ссылке» (или поле адреса), вставьте:
e1cib/list/Справочник.НоменклатураПоставщиковПрисоединенныеФайлы
Открытие всего списка полезно администратору. Рядовому бухгалтеру удобнее и безопаснее заходить из карточки товара — так вы точно видите файлы нужной позиции и не запутаетесь в «чужих».
2а. Как узнать свой релиз
Меню «Справка» → «О программе» (или значок «i» / кнопка «Информация» в правом верхнем углу). В открывшемся окне вы увидите две строки: версию платформы (например, 8.3.24.xxxx) и релиз конфигурации — здесь должно быть «Управление торговлей для Казахстана, редакция 3.4 (3.4.5.21)». Если релиз отличается, расположение кнопок и набор полей могут слегка меняться.
3. Как заполнить
Отдельную «форму документа» здесь не заполняют — вы добавляете файл, а система сама создаёт элемент справочника. Порядок:
В списке присоединённых файлов нажмите «Добавить» и выберите способ:
«Добавить файл с диска» — выбрать готовый файл;
«Создать по шаблону» / «Создать» — сделать новый пустой файл (например, Excel);
«Сканировать» — если подключён сканер.
Файл загрузится, откроется его карточка.
Ключевые поля карточки файла:
Поле | Зачем нужно и что будет при ошибке |
|---|---|
Наименование (обязательное) | Имя файла в базе. По умолчанию берётся имя с диска. Дайте осмысленное имя («Прайс_2026», «Сертификат_ГОСТ»), иначе через месяц не найдёте нужный среди десятка «scan_001». |
Владелец (обязательное, заполняется автоматически) | Позиция номенклатуры поставщика, к которой привязан файл. Заполняется тем элементом, из которого вы вошли. Вручную его не трогайте: смените владельца — файл «уедет» к чужому товару. |
Расширение | Тип файла (pdf, xlsx, jpg). Заполняется автоматически из исходного файла; определяет, чем файл откроется. |
Автор | Кто загрузил. Проставляется текущим пользователем — по нему потом видно, к кому идти с вопросом. |
Дата создания / изменения | Технические отметки. Помогают понять, актуальна ли версия прайса. |
Описание (комментарий) | Свободный текст: «прайс с НДС 16%», «действует до 31.12.2026». Не поленитесь — экономит время при поиске. |
Подписано ЭП | Флаг ставится, когда вы подписали файл электронной подписью. Подписанный файл нельзя менять — при попытке правки подпись слетит, и 1С предупредит об этом. |
Зашифрован | Признак шифрования. Зашифрованный файл открывается только при наличии сертификата. |
Запрет редактирования | Ставьте, чтобы защитить оригинал (например, подписанный сертификат) от случайных правок. |
Чтобы заменить содержимое файла, не создавайте новый: откройте карточку и нажмите «Редактировать» (файл «занимается» вами), внесите правки, затем «Закончить редактирование» — создастся новая версия, старая сохранится в истории.
4. Разобранный пример
Ситуация. Поставщик ТОО «Астана-Снаб» прислал новый прайс и счёт на кофемашину. Цена по прайсу — 100 000 ₸ без НДС. Вы заводите позицию в «Номенклатуре поставщиков» и прикрепляете два файла.
Шаги:
В карточке позиции «Кофемашина X100 (Астана-Снаб)» нажали «Присоединённые файлы» → «Добавить файл с диска».
Загрузили
Прайс_Астана_2026.pdf. В «Наименовании» оставили понятное имя, в «Описании» написали «Прайс от 15.09.2026, цены без НДС». Владелец подставился сам — «Кофемашина X100 (Астана-Снаб)».Тем же способом прикрепили
Счёт_№451.pdf.Счёт подписали ЭП (кнопка «Подписать») — встал флаг «Подписано ЭП».
Важно про проводки. Сам справочник присоединённых файлов никаких бухгалтерских проводок не делает — он только хранит документы. Проводки появятся позже, когда вы оприходуете этот товар документом «Приобретение товаров и услуг». Для контекста, на этих же цифрах при НДС 16%:
Операция | Дт | Кт | Сумма, ₸ |
|---|---|---|---|
Оприходован товар (без НДС) | 1330 | 3310 | 100 000 |
Учтён НДС к зачёту (16%) | 1420 | 3310 | 16 000 |
Оплата поставщику с расчётного счёта | 3310 | 1030 | 116 000 |
Итого к оплате: 100 000 + 16 000 = 116 000 ₸. Прикреплённый прайс и счёт при этом просто лежат рядом с карточкой товара как подтверждение цены и основание — на суммы и проводки они не влияют, но при сверке с поставщиком спасают: если контрагент в акте показал другую сумму, вы за 5 секунд открываете исходный прайс из карточки.
5. Что можно делать с файлом (аналог «видов операции»)
У служебного справочника нет «видов операции» в бухгалтерском смысле. Набор действий над файлом:
Добавить — с диска, по шаблону, сканированием;
Открыть / Посмотреть — во внешней программе;
Редактировать → Закончить редактирование — с созданием новой версии;
Версии — просмотр истории изменений, откат к предыдущей версии;
Подписать ЭП и Проверить подпись;
Зашифровать / Расшифровать;
Сохранить как — выгрузить обратно на диск;
Пометить на удаление.
6. Что формируется «при проведении»
Справочники не проводятся — понятия «проведение» здесь нет. При добавлении/изменении файла происходит следующее:
Проводок нет. Регистр бухгалтерии не затрагивается.
ЭСФ и СНТ не выписываются. Эти электронные документы формируются документами реализации/поступления, а не карточкой файла.
Само содержимое сохраняется в томах хранения файлов (если настроено хранение в томах) либо в информационной базе; в справочнике фиксируются метаданные — имя, размер, расширение, автор, дата, версия.
Ведётся история версий (при включённом версионировании) — движения по служебным регистрам сведений хранения файлов и версий.
7. Печатные формы
Собственных типовых печатных форм у справочника присоединённых файлов нет — печатать нечего, кроме самого содержимого файла. На практике:
Открыть файл (PDF, xlsx, jpg) и распечатать средствами программы, в которой он открылся;
«Сохранить как» — выгрузить на диск и печатать оттуда.
Отчёт «Присоединённые файлы» как отдельная печатная форма в этом объекте не предусмотрен.
8. Частые ошибки
«Файл занят для редактирования пользователем …» Кто-то (возможно, вы сами в другом сеансе) нажал «Редактировать» и не завершил. Попросите его нажать «Закончить редактирование» либо, с правами администратора, «Отменить редактирование» в карточке файла.
«Не удалось сохранить файл. Превышен максимальный размер файла» Администратор ограничил размер (например, 50 МБ) в настройках работы с файлами. Уменьшите файл (сожмите PDF/фото) или попросите поднять лимит в НСИ и администрирование → Настройки работы с файлами.
«Файл подписан электронной подписью. Редактирование приведёт к нарушению подписи» Вы пытаетесь изменить подписанный файл. Либо не редактируйте (сохраните оригинал), либо снимите подпись осознанно — тогда флаг «Подписано ЭП» будет снят, и подпись придётся ставить заново.
«Хранилище файлов не настроено» / файлы не открываются у части пользователей Не заданы тома хранения или нет доступа к сетевому каталогу тома. Проверьте настройки томов и права доступа на папку.
Файл прикрепился «не к тому» товару Вы добавляли файл из общего списка (по навигационной ссылке), а не из карточки, и владелец подставился не тот. Откройте карточку файла и проверьте поле «Владелец» — или, надёжнее, всегда добавляйте файлы из карточки номенклатуры поставщика.
9. FAQ
Ниже — короткие ответы на вопросы, которые чаще всего возникают у бухгалтеров и администраторов по этому объекту.
10. Смежные документы
Владелец файлов — справочник Номенклатура поставщиков: файлы вводятся всегда «на основании» конкретной его позиции.
Связанные документы, где прикреплённые прайсы/счета/сертификаты фактически используются как основание: Соглашение с поставщиком, Заказ поставщику, Приобретение товаров и услуг (именно оно делает проводки 1330/1420/3310 и формирует поступление).
Электронные документы (ЭСФ в ИС ЭСФ, СНТ) — формируются документами поступления/реализации, а не карточкой файла; сюда вы можете дополнительно прикрепить полученную от поставщика ЭСФ как файл-подтверждение.
Как узнать свой релиз
«Справка» → «О программе»: в окне видны версия платформы 1С:Предприятие и релиз конфигурации. Эта методичка актуальна для «Управление торговлей для Казахстана» 3.4.5.21 (редакция 3.4). При других релизах перечень команд работы с файлами и настроек хранения может незначительно отличаться.
Подготовлено для релиза 3.4.5.21 «Управление торговлей для Казахстана» (редакция 3.4).